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4 einfache Erfolgsfaktoren für gelungene E-Mail-Kommunikation

Ich bin überzeugt, ein Jeder bzw. eine Jede kennt die folgenden Anekdoten aus dem Büroalltag nur zu gut:

  • Schnell noch einen Blitzgedanken zu einem kürzlich besprochenen Thema in eine E-Mail verfassen und losschicken. 
  • Das Telefon klingelt, man wird im Schreib- und Gedankenfluss unterbrochen und das nun folgende Anliegen ist völlig anderes gelagert. Das Gespräch hält an... man möchte die E-Mail jedoch auf den Weg schicken, weil es ja so dringlich ist... also, raus damit!
  • Ah, da war doch noch was... ich habe vergessen den zweiten Vorschlag in meiner vorherigen E-Mail auszuführen - der gleiche Empfänger erhält nochmals eine E-Mail von mir...
  • Dann war da noch dieses komplizierte Anliegen des Kollegen - doch wo beginne ich? Man fängt an eine ausführliche E-Mail zu tippen...

 

Es ist richtig, die elektronische Kommunikation ist aus unserem heutigen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie hat ganz viele Vorteile:

  • es ist ein sehr einfach zu bedienender Kommunikationskanal
  • geringe Zeitverzögerung
  • rasche Zustellung bei einem oder mehreren Empfängern (früher mussten wir auf die Post warten!)
  • E-Mail-Kommunikation ist sehr effizient
  • man spart Zeit und Kosten
  • E-Mail Programme können mit unterschiedlichen Kommunikationsgeräten verknüpft werden, was uns in der Gestaltung des Arbeitsalltags flexibel und ortsunabhängig macht. 

Wenn die Antwort auf unser super dringliches E-Mail ausbleibt

Erfolgreiche elektronische Kommunikation ist jedoch an klare Regeln gebunden. Hand aufs Herz: Wie häufig haben wir hibbelig auf eine Antwort zu einem für uns sehr dringlichen E-Mail gewartet und schlussendlich entnervt den Telefonhörer zur Hand genommen und mündlich nachgefasst (noch schlimmer eine E-Mail mit dem Inhalt "hast du meine Mail von heute Morgen nicht erhalten?").

Damit die schnelllebige E-Mail-Korrespondenz gelingt, wir unserem virtuellen Gegenüber Respekt und Wertschätzung entgegenbringen und wissen, dass Zeit im Alltag ein rares Gut ist, möchte ich euch die vier wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche E-Mail-Kommunikation vorstellen.

Statt Re: Re: Re: WG: Re: gleich ins Schwarze zielen

Regel Nr. 1: In der Kürze liegt die Würze

Wir werden jeden Tag über x-Kommunikationskanäle mit unterschiedlichen (Kurz-) Nachrichten, Neuigkeiten, Anfragen, Bildern etc. überschwemmt. Heben wir uns in der elektronischen Kommunikation also mit kurzen Formulierungen und wenigen Sätzen ab. 

Beachte: Kurze E-Mails werden eher gelesen als Prosatexte. Letztgenannte erfordern mehr Zeit und Ruhe. Die haben wir häufig nicht. Somit wandert das E-Mail immer weiter nach unten in unserem elektronischen Posteingang.

Wichtig: Ein kompliziertes, erklärungsbedürftiges Anliegen wird telefonisch und nicht elektronisch besprochen!

 

Regel Nr. 2: Das Anliegen ansprechend gestalten

Damit meine ich eine gut lesbare Schrift verwenden. Die Kernbotschaft oder das Schlüsselwort grafisch hervorheben: fett, kursiv, unterstreichen, mit Aufzählungszeichen oder Farben arbeiten. Aber bitte sehr gezielt mit diesen Gestaltungselementen umgehen, sonst wirkt es kontraproduktiv.

Die Botschaft in sinnvolle Abschnitte untergliedern.

 

Regel Nr. 3: Das Anliegen auf den Punkt bringen

Und zwar zügig! Das hat nichts mit Unhöflichkeit zu tun; im Gegenteil, ich empfinde es als respektvoll, wenn mir der Sender rasch zu verstehen gibt, welche Handlungsaufforderung er/sie an mich richtet. Alles andere kostet mich unnötig Zeit. Klarheit und Handlungsoptionen sind hier die magischen Stichworte. 

 

Regel Nr. 4: Das Wissen um den richtigen Kommunikationskanal

Nicht jede Botschaft eignet sich für die E-Mail-Kommunikation. Wollen wir, dass unser Anliegen vom Empfänger innert nützlicher Frist beantwortet wird, müssen wir uns des passenden Kommunikationskanals bewusst werden:

  • E-Mail: ausschliesslich konkrete Anliegen, die sich nach den oben vorgestellten Regeln artikulieren lassen.
  • Telefon: für erklärungsbedürftige Anliegen (die z.B. im Nachgang kurz per E-Mail zusammengefasst werden können).
  • Meeting: für ein festgelegtes Thema mit einem konkreten Auftrag (Information, Entscheidung, Sounding, Krise, etc.). Hier eignet sich übrigens sehr das Storytelling: gut aufgebaute Geschichten bleiben der Zuhörerschaft besser in Erinnerung als eine langweilige PowerPoint-Präsentation!

Resümée

  • Versetzt euch in die Position des Empfängers eurer Botschaft. Respektiert sein limitiertes Zeitkontingent und achtet auf eine klare, freundliche Ausdrucksform.
  • Überlegt euch vorab, ob E-Mail der geeignete Kommunikationskanal ist oder ob eure Botschaft zielführender über einen anderweitigen Kanal geschickt werden kann (vgl. Regel Nr. 4)
  • Beherzt die oben aufgeführten Regeln Nr. 1-3 in der Gestaltung eurer elektronischen Kommunikation.
  • So wie ihr Informationen erhalten möchtet, richtet sie an euren Empfänger.

Übung macht den Meister bzw. die Meisterin: Ich habe mir angewöhnt mein Anliegen rasch zu formulieren und anschliessend schonungslos abzuspecken. 

Ich bin überzeugt, dass ihr mit diesen einfachen Tipps erhellende Momente in der E-Mail-Kommunikation haben werdet und euer Anliegen gelesen und entsprechend beantwortet wird.

 

Viel Freude beim Ausprobieren!